Como era bom ter uma Administração Pública vista a três dimensões. Não tenham medo, eu não sou um fantasma.
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Este Blog, para além de propor uma nova visão do Estado e do exercício da cidadania na Sociedade da Informação, visa chamar à atenção para os aspectos políticos, socio-organizacionais e semânticos na introdução das tecnologias da informação na administração pública. Pretende-se estabelecer uma comunicação regular com todos os interessados neste tema, resultante de muitos anos de experiência directa em muitas administrações públicas de todo o mundo.
A propósito da Conferência Anual do itSMF Portugal, que se vai realizar no próximo dia 28 de Maio no CCB.
Com a proliferação de normas e recomendações para a boa Governação de SI/TI, torna-se hoje cada vez mais necessário estruturar e sistematizar esta nova área do conhecimento, por forma a tornar esta panóplia de frameworks em instrumentos úteis para a melhoria dos processos de gestão de serviços de SI/TI e para o aumento da eficiência e da eficácia das organizações através da utilização adequada das tecnologias da informação e comunicação
Independentemente da origem geopolítica das várias metodologias, recomendações e normas, as empresas e os organismos públicos dos países mais pequenos e sem grande escala, como é o nosso, têm necessidade de compreensão, adaptação e enquadramento prático no dia a dia dos seus processos de trabalho. Cada vez mais se percebe que os vários referenciais que nos chegam a partir das diversas origens se complementam uns aos outros.
Vejamos alguns exemplos de normas e recomendações de melhores práticas de gestão dos SI/TI:
Para além destes, são muitos os frameworks que se relacionam com a boa Governação dos SI/TI, tais como o PRINCE 2 (Projects in Controlled Environments), criado em 1989 pelo CCTA do Reino Unido, para apoiar a gestão de projectos de SI/TI, o BPM (Business Process Management), que visa o alinhamento entre a organização e os desejos e necessidades dos seus clientes, etc.
Complementarmente às normas e às melhores práticas de gestão de SI/TI, o IT Governance integra-se perfeitamente nas normas e melhores práticas de governação corporativa, como é o caso do Balanced Scorecard, do Six Sigma, do TQM (Total Quality Management), do EFQM (European Foundation for Quality Management) e do SOX (lei americana Sarbanes-Oxley), que obriga as organizações a seleccionar e implementar um framework de controle interno adequado e que na secção 404, que trata de TI, requer não somente gestão e processos proprietários mas uma avaliação anual da eficácia de acordo com o COBIT, o ITIL e a ISO 17799 (segurança de SI/TI).
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Não vale a pena re-inventar a roda
Com a criação há mais de um ano da Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública (GeRAP), esperava-se que se desse início a uma racionalização de meios humanos e financeiros relacionados com as áreas de gestão dos recursos da AP.
A motivação para a criação de serviços partilhados na AP iniciou-se com a ministra Manuela Ferreira Leite, a propósito da implementação do POCP nos serviços públicos, e porque era evidente que se tinham de reduzir e especializar as unidades de prestação de serviços de apoio instrumental, permitindo a gestão da mudança e a adopção de novas competências, prioritariamente nas áreas da gestão e execução orçamental.
Já com o actual Governo, seguiu-se uma segunda motivação para a adopção dos serviços partilhados, na área dos recursos humanos, com a urgência de concretizar os desígnios de gestão do “Quadro de Mobilidade” dos funcionários públicos.
Com o PRACE, reforçaram-se as Secretarias-gerais dos Ministérios, convertendo-as em unidades de apoio horizontal nas áreas de gestão de recursos humanos, financeiros, patrimoniais e, nalguns casos, de tecnologias da informação, fazendo antever a sua vocação para se constituírem em unidades ministeriais de serviços partilhados.
Actualmente, apenas a Secretaria-geral do Ministério da Economia e Inovação está a exercer efectivamente esse papel, na sequência do processo de centralização administrativa, iniciado há mais de cinco anos e que agora procura inflectir para uma nova lógica de serviços partilhados.
Outros ministérios como a Administração Interna e a Defesa, parecem também estar a evoluir para um verdadeiro modelo de serviços partilhados, mas ainda se está muito longe dos objectivos expressos no PRACE.
Quanto à GeRAP, enquanto unidade de serviços partilhados do MFAP e que se pretendia que funcionasse como piloto para a generalização deste modelo a toda a administração pública, ainda não se viu nenhum sinal de mudança verdadeiramente consistente. Os serviços de apoio administrativo dos organismos do MFAP continuam a funcionar como sempre, não se tendo deslocado e reaproveitado os funcionários administrativos para a GeRAP, nem tão pouco se fizeram os tão apregoados “split” dos processos, de forma a tornar claras as responsabilidades de apoio instrumental da GeRAP e de gestão dos vários recursos em cada um dos organismos a quem esta agência deveria prestar serviço.
Para além da clarificação das funções e responsabilidades nos vários processos de trabalho que são objecto de serviços partilhados, torna-se urgente clarificar qual a visão e a estratégia de disponibilização de aplicações informáticas de suporte a estes processos, nomeadamente POCP, SIADAP, Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Assiduidade, Gestão Documental, etc.
Muitas questões estão por responder:
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